Excelを知らない人はいないと思いますが、念を押してExcelとは？
泣く子も黙るマイクロソフト製の「表計算ソフト」 Excelの本来の使用用途や目的 とは、社内に蓄積された膨大なデータを、図表・グラフ 計算等のツールを用いて、高度に分析が可能です。しかも、表組みのレイアウトは入力し易いし見易いですね。高汎用性かつ高機能のため、ほとんどのビジネスマンが使用し各種業務に利用されていビジネスソフトのディファクトスタンダードです。
Excelは何故人気なのか?
Excelが人気な理由は色々あるでしょう。しかし、最も決定的なことは、Excel以外に各種業務に使えるソフトはPCに入っていないことではないかと思われます。稀にWord使いがいますが、あれは困りものです。2次利用がし難いですし、自由すぎるレイアウトは他人には修正しにくいだけです。PowerPointは、プレゼン用です。用途が違う感じです。何より、仕事上の書類は互換性が重要ですから。Excelはみんなが使っているから人気だと言うことになるでしょう。
つまり
| 1費用があまりかからないため |
| どの企業用PCにもインストールされている場合が多く、追加費用等がかからない。 |
| 2使い勝手が良い(誰もが使いやすい)ため |
| 表計算をはじめ、グラフや帳票などを容易に作成できる。 (webサイトに多くの情報が掲載されているため、利用ハードルが低い) 3汎用性が高いため |
万能選手の表計算型ソフト Excel の得意・不得意と業務に合わせたソフトの選択？
1：万能選手の表計算型ソフト Excel
2：データベースを利用したソフト
名簿や見積書、帳票など、あらゆる業務に適用できる優れもの。
Excelの、「得意なこと」と「不向きなこと」を一覧にすると、下記のようになります。これほど人気なExcelですが、下記の表が示すように、実はデメリットも多く存在します。実際に、Excelを使う上で、業務上どのような支障が起きるのかについて、説明していきます。
〇 Excelに出来ること、得意なこと
| 〇 Excelに出来ること、得意なこと | × Excelに出来ないこと、不向きなこと |
|---|---|
| • データ入力/登録 • データの集計/分析 (➡関数を活用した 様々な角度からデータを分析) • アクセス権限管理 • 帳票や名簿、見積などの作成 • グラフや表によるレポート作成 • 複数データファイルの管理 • 更新のリアルタイム反映 • 複数データの統合 (➡分析結果を容易に図表化) • 自身が分析したものをグループ | • データを蓄積させること • 大容量のデータ処理 • 複数人による同時編集 • データ登録/編集などの履歴を 残すこと |
内に共有し、閲覧すること
デメリット1履歴が残らない
Excel作業をしていて、起こり得る業務の支障1 ▶履歴が残らないため、商談や見積りなどの問い合わせが来ても、対応に手間がかかる データ入力 顧客データ 営業用顧客リスト Ex) 営業社員A 問い合わせ 納品書 日報 顧客Aの情報 はどれが一番 最新なのか? Ex) 顧客A Ex) 問い合わせ窓口
例えば、Excelで上記の営業社員Aが、データを登録します。「社員Aがいつどのデータを 登録・更新したのか」を示す履歴は、Excel上には残りません。そのため、社員Aの顧客A から問い合わせが来た場合、その情報を抽出し、対応することに時間がかかってしまいます。
Excelからの脱却の必要性
デメリット2情報の分散
▶データごとにファイルを分けて管理するため、知りたい情報がすぐに抽出できずに、手間がかかる
Excelからの脱却の必要性
管理するファイルが分散しており、複数のファイルから情報をかき集める必要があるため、 商談の資料作成や顧客へのアプローチを考える際に手間がかかってしまいます。
デメリット3フォーマットがバラバラになりやすい
Excel作業をしていて、起こり得る業務の支障3 ▶各事業所で扱うデータ形式が違うため、データ統合に手間がかかる
A支店 B支店 C支店 D支店 Aファイル Bファイル Cファイル Dファイル 3
扱うデータの項目やフォーマットが、会社単位で統一されていない場合があります。 乱立する情報を整理・統合し、全社的な意思決定を行おうとすると、時間がかかってしまいます。
Excelのまとめ
Excelは個人の業務においては利便性があって有能だが、 組織全体の業務を管理し、業務効率を進めることには、限界がある。 Point 課題 Excelは「使いやすい」という理由で、万人に人気。 Excelの使用目的は、図表や関数を駆使した「データ分析」。 しかしExcel上に個別に蓄積されたデータは、一つに集約されて いないため、データ分析に手間がかかり、業務効率を低下させている。
Excelは個人から見ると汎用性や使いやすさから、ついつい使ってしまいます。 しかし属人的になりやすく、危険が潜んでいます。 「どのように危険になるのか」について、次から詳しく言及していきます。
Excelからの脱却の必要性z
| 業務効率を向上させるには 1業務プロセスを整理してどのデータのインプット(入力)アウトプット(出力)が必要なのかを調査する 2調査したものを導入した業務システムに落とし込む 3全体最適(マクロ)の視点で会社のシステムを構築する インプットとアウトプットの質が上がり業務効率がUP |
| では、業務システムの一例として弊社が提供しているF-RevoCRMというシステムの導入事例をご紹介します。 |
Excelからの脱却の必要性
導入事例
では、実際にExcelからF-RevoCRMに移行したことによって業務の効率が上がった 2社の事例を紹介していきます。
【企業の導入事例】
株式会社大谷商会様
地域、規模:九州、30名程度 業種・業界:エネルギー、生活 事業内容:LPガス販売・メンテナンス
配達サービス(灯油・ウォーターサーバー) 導入業務:顧客情報管理
臨床関連会社様
地域、規模:関東、1,000名以下 業種・業界:臨床・製薬 事業内容:製薬会社と医療機関間の治験業務の支援 導入業務:顧客情報管理
導入事例(株式会社大谷商会様)
導入の経緯(背景)
▶訪問時などに、自社の他のサービスを紹介・提案出来ていなかった ▶Excelなどで、営業担当の持つ顧客情報がバラバラに管理されており
会社全体(マクロ)として、効果的な営業活動が出来ていなかった 脱Excelの決め手
社内に散在している膨大なExcelの顧客データを一元管理し、 効率かつ効果的な活動を行えるようになること
脱Excelへの道のり
▶Excel等で担当者ごと(ミクロ)で管理していた情報を整理し、 段階的にデータベース化を行っていく ▶顧客情報の登録・編集業務ルールを社内で作成し、社員一人ひとりの業務に根付くシステムにしていく ▶顧客情報に基づいて日々の業務を行い、効果的な営業活動にシフトしていく
導入前の実態
【導入前の顧客管理(Excel)】
データ入力(インプット)
顧客リスト
データ分析(アウトプット)
ウォーターサーバー
Ex) 顧客のAさんに訪問するとき
メンテナンス ガス販売顧客リスト 顧客リスト
Aさんの取引状況の データが分散していて、 どう商談すれば良いか
分からない。
Aさん 営業活動
➡Aさんの情報が一つに管理されておけば、 他の自社サービス提案が出来ていた
担当ごとに個別のExcelにてデータ登録
顧客情報がバラバラが故に、 効果的な営業活動が出来ていない
導入による効果
【導入後の顧客管理(データベース化)】
データ入力(インプット)
データ分析(アウトプット)
情報が一元管理されることで、 既存顧客の取引の見える化へ
データベース
ガス販売顧客 メンテナンス リスト 顧客リスト
ウォーターサーバー
Aさんに、 ○○も提案 してみよう。
Aさん
営業活動
顧客リスト
納品書
データ整理の 手間も省ける
顧客情報に基づき、効率的で機会損失を 無くした営業活動の実現
顧客情報を一つのシステムで管理する
導入事例(臨床関連会社様)
導入の経緯(背景)
▶事業所ごとに、担当者がExcelにデータを蓄積しており、 会社全体(マクロ)としてデータの共有に手間がかかっていた。
▶取引先である医療機関や治験実施機関の商談等の情報が、担当者に依存 していたため、情報の履歴が不透明だった。
脱Excelの決め手
事業所ごとに個別で管理していたデータを一元管理し、事業所間の連携を
強められ、より効率的な業務を行えるようになること
脱Excelへの道のり
▶ Excel等で担当者ごと(ミクロ)で管理している情報を整理し、段階的にデータベース化を行っていく ▶事業所ごとに扱うデータのフォーマットを統一し、システムに蓄積されるデータをより分析しやすくさ せていく
導入前の実態
【導入前の顧客管理(Excel)】
データ入力(インプット)
データが適切に共有されている環境でなかった
データ分析(アウトプット)
どの情報が最新のものかも不明
「いつ?誰が?どんな 情報を?どのExcelに登 録したんだ?」
本社
A事業所
B事業所
事業所ごとに、個別で Excelデータを管理
会議資料を作成しようとすると、 欲しい情報を抽出するのに手間がかかる
導入による効果
【導入後の顧客管理(データベース化)】
| A事業所 B事業所 事業所間連携 商談情報 マーケティング 問い合わせ 顧客の活動履歴 |
| 欲しい情報を瞬時に抽出できるようになり、 業務の手間が省けるように |
A事業所
B事業所
データベース
事業所ごとにバラバラだったデータの項目や
形式も統一して、登録
まとめ
Excelは個人的な業務効率を高めるのは「得意」だが、 組織全体の業務効率を高めるのは「不得意」である。
インプット(データ入力)の質が向上すれば、 タイムロスや重複入力などのミスがなくなり業務効率も向上する