DXは情報を大切にし蓄積し。その情報を最大限に活用します。それを実現するのがDXツールです。その需要なツールを最小限の投資によって構築し、最大限の効果を手中に収めませんか。
DX革命とは、表計算ソフトからデータベース＝CRMへの転換です。
業務上の問題点はどこの会社にも有ります。しかし、この問題点の本質を見極めて解決することにより、会社の利益は大きく変わります。実はDX推進の訳はそこに有ります。そして問題点のキーワードは「データベース」です。情報の取り扱いの基本を大きく変えます。Excelからデータベースへ。情報処理の高速化・情報蓄積力の向上・情報精度を高め・情報分析力の高度化により時代のニーズを取り込みます。
Exselからの脱却なのかを詳しく説明します。
データベースへの転換なのかを詳しく説明します。
CRMとは何かを詳しく説明します。
大企業がこぞってDX推進を実行できる訳は、もともと業務でデーターベースしていた為に、Excelとデータベースの違いへの理解があった為と思います。会社で起きている問題「情報蓄積・情報分析」を、「CRM＝顧客情報管理システム」と呼ばれる高度なデータベースシステムにより解決することで、より多くの「時間・お客様・利益」を得られるからなのです。
DX推進は、IT化の目的である業務のデジタル化による作業効率の向上とは違います。現状の業務を根本から見直し「改善ではなく改革」することです。会社を大きく変化喫し成長するチャンスです。DXツールと呼ばれる業務改革システムの導入によって、特別な専門知識がなくとも努力と最小限の知識によりDX推進は可能となります。
多くの大企業では、「有名メーカーのシステム」や「コンサルタント」の導入によりDX推進を行っていまが、目的は、多く社員と部署・多種多様な業務を用する大企業のDX推進は複雑かつ多角的となるからです。中小企業にとってのDXの推進は「河合社の改革目的をしっかり定め、企業規模に合わせたシステム」を構築することで無駄のない高効率なDXが完成するでしょう。会社の問題解決と改革の目的は、利益追求は当然のことながら「改善してこなかった問題が今や、目の前にある危機」となっています。この危機を回避するためにも「効果の見えるDX」の実行が必要です。
DX=デジタルトランスフォーメーション(Digital Transformation)とは、時代の変化に対応できる企業体質作りにより「イノベーション」（企業にとってのイノベーション（innovation）とは、これまでにない新しいサービスや製品などを生み出すこと。）なのです。
以下に、各社が業務の問題点と感じた内容と、解決策の概要を記載しました。これらの問題を放っておくか！解決するか！ご検討ください。
1：社長：営業社員は、社内でPCの前に座って社内業務多いので時間が足りないと言っている？しかし、延々と何の業務をしているのだろう？本来、営業の仕事は客先にあるはず、社内業務はさっさと片付けて、外に出て！顧客対応の仕事はいくらでも有るだろう。
2：社長：経営上、最も大きな問題である受注減について「顧客別受注額表」により対策を立てるのだが、肝心の資料が直ぐに出来上がってこない！担当者は資料の作成に時間がかかりすぎる。顧客別受注額表作成の何処が難しいのか？
3：社長：毎月、顧客一覧表から「顧客別売上・売上別顧客ランキング」などの分析を行いキャンペーンを行っているが、顧客名簿Excelで作成が先月と変わっていない。顧客情報のメンテナンスの仕組みを変更すべきか？
4：社長：我が社は、技術力に定評があるのに、クライアントからは提案力が足りないと言われる？何故だろう？営業担当によって新規性も説得力もバラバラ。よく出来ている企画書があるのに、新規に作成する必要性は？上手な企画書を手直し、より良い内容にする方が賢いと思う。
解決策：企画書は通常作成した営業担当が個人のPCに保管しています。当然、他の営業のPC内の資料は見ることも開くことも出来ません。必要な企画書を探してと、言い出しにくいですね。更に他人が作成した企画書を修正して使うことは手抜き感を感じる場合もありますよね。社内で作成された資料は会社として管理する仕組みが必要でしょう。更に「情報の共有」の意味合いをしっかり教育し、社員間で全ての情報を閲覧しダウンロードし利用することの重要性を理解させましょう。→→いつでも何処でも「情報の共有化システム」ができる仕組みが必要です。
5：社長：請求書の商品詳細コピーが担当により異なっているはなぜ？また商品台帳が複数あり内容が異なっている。どの商品台帳が正しい台帳なのだ。管理者は？
解決策：商品の詳細情報は、商品の入替え時にメーカーから商品リストを貰います。商品リストのデータはシステム課で登録しますが、商品の詳細情報は文字数が多い場合がありPOSのデータベースの登録項目に収まりきれません。そこで「各部門別商品台帳」をExcelで作成しています。しかし商品数が多いためExcelでのデータ管理は限界と感じています。→→インターネット環境で利用できる「顧客情報管理」システムが必要です。
6：社長：報告書はExcelで作成しメールに添付されてくるが、報告書の体裁は、書体もバランスもバラバラです。メールに添付されてくる書類を整理する時間もバカにならないし、しっかり管理出来ないので、後で何処しまったか分からなくなる。
解決策：まず根本的に報告書をメールに添付する仕組みから問題ですね。メール受信後に報告書の管理方法を決めていますか。報告書・提案書・請求書・稟議書などの各種書類がメール添付で届いたら管理しきれなくなります。全ての書類は「情報の共有化システム」で管理しましょう。また各種書類をExcelで自由に作成させないようにすべきです。業務に必要な各書類はフォームを作成し「情報の共有化システム」に登録して各自が自由にダウンロードして使用できるようにしましょう。→→いつでも何処でも「情報の共有化システム」ができる仕組みが必要です。
7：業務用の各種書類は各自のPCでExcleで作成各自のPCのHDDに保存。そんな自分で作成した書類が見つからないことがある。社内の「ファイルサーバー」に保存しているはずのファイルも見つからないことがある？
解決策：PC内やファイルサーバー内ファイルが見つからないのは、フォルダ管理・ファイル名管理には限界があるということです。フォルダ名・ファイル名で検索するということは人間の記憶に頼ることになりますから。ファイル管理の仕組みや、ファイルの検索機能も見直す必要があります。Windowsの検索機能は時間がかかりすぎます。「ファイル名検索のソフト」を使う手もあります。また、ファイルサーバー内のファイルが見つからないのは、「ファイルサーバー」はデータの保管場所であり、登録したデータを管理する仕組みはありません。検索結果のファイルを開いて正しいファイルか確認することになります。このような仕組みでは「何処がデジタル化」なのでしょうか。データの保管方法「情報の共有化システム」によりデータ検索が早くなります。→→いつでも何処でも「情報の共有化システム」ができる仕組みが必要です。
8；社員：客先で新規企画の打ち合わせ中に、用意していなかった資料が見たいと言われて困りました。社内にある「ファイルサーバー」に保存された資料を客先でも見せることができたならと、悔しい思いをしました。
解決策：現状の「ファイルサーバー」がネット経由で外部から接続できるかを確認しましょう。また「最新のNAS＝ファイルサーバー」ではネット接続可能な機種も多く販売されています。しかし、通常の会社の回線はデータセンターの回線とは違います。スピード・品質共に劣ります。データはデータセンターのサーバーに置くのがベストでしょう。→→いつでも何処でも「ファイル共有」ができる仕組みが必要です。
9：我が社の社員は、メールの返答が遅いし、返信内容の表記が下手で、分かりにくい。もっと簡単な業務連絡の仕組みは無いのか。
解決策：現在多くの企業で、社内業務の連絡にメールに変えて、「SNS型のコミュニーションソフト」を利用しています。SNSはクライアント向けではないですが、会社内部のやりとりには、使いやすさに加えて、気軽さもあり好評なようです。例として：LINEと同じような仕組みですと言えば分かり易いと思います。→→いつでも何処でも「SNS型コミュニケーション」ができる仕組
10：最近ホームページが更新されていない。いつ更新されるのかを聞いても、外注で制作しているので、誰も答えられない。
解決策：最近のホームページの作成にはwordpressというソフトが主流です。このソフト無料ソフトですが高性能なため、大企業のホームページもwordpressを使用している場合が多いのです。wordpressはあくまでもホームページの作成ソフトですので、制作費用は別途必要になります。社員でも制作出来ますし更新作業も簡単ですが、制作はデザインレべルを考えて、プロに任せるべきと思います。 →→いつでも何処でも「ホームページの更新」ができる仕組みが必要です。
11：Excelで作成していた「顧客一覧表」をファイルサーバーに保存し、共有してるが、誰が情報の登録・更新など行ったのか分からない。
解決策：Excelで入力・管理する「顧客情報」は問題が多く、DXツールの中でも大きな位置を占めています。重要なデータの分析をする場合。使用するソフトは基本的には「データベースソフト」です。Excelによる分析には限界がありますし、運用の手軽さにおいても「データベースソフト」に大きなアドバンテージが有ります。しかも大変良いソフトがたくさんあります。「効果の見えるDX」に相応しいソフトをご紹介します。→→インターネット環境で利用できる「顧客情報管理」システムが必要です。
12：Excelで作成した各種ファイル検索時に、ファイル名以外に、作成日・修正日などで判断すれば良いのか、ファイルを修正した場合、ファイル名は同じでも良いですか。
解決策：どのようなソフトを使用しても、ファイル名のみで内容を判別することは難しいですね。特に「修正後のファイル」に「修正前のファイル名」を使用すると修正前のファイルが上書きされます。ファイルの修正を行う時は「元のファイル」を複製して修正してください。この場合の修正後のファイル名は「以前のファイル名_fix01」などの枝番を追加して保存してください。→→いつでも何処でも「ファイル共有」ができる仕組みが必要です。
いかがでしたか？これが会社の規模・業種業態に関わらず、多くの会社に起きているこれが実態です。そして、大企業では早くからこの問題へ対応するために、DX推進を行いました。業務を根本から見直す改革まで行なったようです。
●どんな会社にも共通する基本的問題は以下の3点の対策で解決可能です。
問題を解決するための意欲と行動は大変重要です。しかし、注意して下さい。解決の順番を間違えてはいけません。つまり「どんな会社にも共通する基本的問題」を解決すること優先しましょう。なぜなら、基本的に生じている問題が「会社の規模・業種業態などにより発生する固有の問題」の原因になっている場合があります。このためにも基本問題を先に解決が効率的です。
デジタル時代の情報管理にを不可欠な「情報の共有」とは？
「情報の共有」機能により、社内・リモートワーク先・外出先などでも、安全にデータ共有することができます。お客様にデータを送る場合でも「メールへのファイル添付やファイル宅急便」より安全に送る事ができます。つまり、いつでも何処でも誰とでもデータを安全に共有する事ができます。
社内SNSによる、業務改革とは？
社内SNSとは、簡単にいえばLINEをイメージイメージしてください。LINEとの違いは、利用者を社内に限定したコミュニケーションツールでありセキュリティにも優れていることです。メールに比べて気軽に迅速にやり取りが行えます。これまではすべての情報伝達をメールで行っていたため、会社間の情報伝達力に大きな差は有りませんでした。しかし社内SNSを導入した会社ガッ増えてきた現在において「情報伝達スピード」に違いに大きな差が生じるようになりました。
Excelは、本当に万能選手か？
Excelは汎用性が高く、職種問わず多くの人が使用しています。マクロ（プログラム）を利用するとまるで不可能がないようです。まさにソフトの万能選手です。しかし「Excel本来の使用目的」や「Excel利用の長所・短所」を本当に理解して使用していますた。 実はExcelの機能に沿わづに業務に利用していることが原因で、業務効率が進まないことがあります。