社内SNSは多くのシステムが公開されています。機能やインターフェースは違いますが、利用する目的は同じなので、使いやすさ・コストなどから選ぶのが一般的ですが。選択の判定は難しいと思います。実際に選択する場合、試してみたいと思いますよね。デモなどがあれば一部の操作は可能でしょう。更にマニュアルの確認、コストの確認。専門的な知識も必要です。私なりにこれらのSNSを検証しました。どのSNSも素晴らしいで判断に困ります。
私の推薦する判断基準は社内使用に限定した社内SNSの選定！
1：高機能な必要はない、基本のコミニュケーション機能・TV会議
2：スマホ対応のアプリが有るか
3：コストパフォーマンスが高い、人数が増えてもコスト高にならない
私の推薦する社内SNSは「Nextcloud Talk」です。
Nextcloudはオンラインストレージソフトですが、ビジネスツールの機能満載です。Nextcloudを採用している方は、費用負担は0円で社内SNSが利用できます。Nextcloudオリジナルプラグイン「Nextcloud Talk」を使用開始にするだけですよ。
Nextcloud Talkによる社内SNSの快適運用、しかも0円！！
社内SNSによる3つの業務改革の実現？ コミュニケーション・情報共有・進捗管理
1：「コミニュケーションツール」同じチームにいる社員同士のつながりや、他の部署や上司とも気軽にコミュニケーションを取り合うことが出来ます。
2：「情報共有ツール」社内SNS上の報告書やデータを特定のスタッフに見せるだけでなく、社内の全員の設定やグループ内のメンバーだけが閲覧可能な状態に設定出来ます。
3：「進捗管理ツール」社内SNSにはタスク管理やカレンダーといった進捗状況をコントロールする機能を持ったものも多く、チーム内で作業の進捗状況を管理しやすくなります。
メールとの違い
例えば同じ人から同じタイミングでメールが届いた場合、どちらを優先して閲覧すべきか、わからなくなってしまった経験はありませんか？優先度がわかりづらいと、重要な連絡事項の確認が遅れてしまうことがあります。
SNSはグループやカテゴリごとに投稿先が分類できるので、投稿内容が推測しやすく、ワンクリックで簡単に閲覧先を切り替えられるため、メールよりも優先度に順位がつけやすいツールです。
複数名に送信する際にCCやBCCで宛先を分ける必要があるメールより、グループに対して投稿するだけのSNSの方が、関係者全員への情報共有がスムーズです。
ただし、過去の情報を探す際は、SNSの場合は該当するやりとりから検索しなければならないので、日付ごとにソートできるメールの方が、検索が楽なこともあるかもしれません。
社内SNSを導入することで、具体的にどのような効果あるでしょう。
通常SNSを用いない場合、業務の情報共有は「メールによるやりとり」「共有サーバー上のファイル確認」「会議」で行われています。これらはそれぞれ独立した手段なので、それぞれの閲覧権限やメンバーが異なる場合、情報共有に漏れが生じることがあります。
| 会議で共有した作業進捗がミスにより議事録に記載されておらず、メールや共有サーバーで共有された議事録だけを見ているメンバーには伝わらなかった、というようなことは、誰もが経験したことがあるのではないでしょうか。 |
| 大容量のデータをメールに添付するのは迷惑ですし、会議で共有する際に共有サーバーにあげてメールで格納場所を連絡、というのも少し手間がかかります。 |
| 違う部署の人と直接やりとりをする際に、勤務している階数や出勤地が異なっていると、場所の移動に時間がかかってしまいますね。メールや電話は宛先をあらかじめ知っている場合はすぐに連絡できますが、アドレスや番号を調べる必要がある際には、少し手間がかかります。 |
| 相手のアドレスを知らなくても、グループ内に所属しているメンバーに個別にメッセージを送ることができる社内SNSの機能を使えば、個別の連絡もスムーズです。書いた文章を後から修正できる機能がある社内SNSも多いので、メールのように再送の必要もありません。 |
| コミュニケーションの敷居が低くなれば、社内のコミュニケーションの活性化も見込めます。グループ内のやりとりをグループメンバー全員が確認できるため、管理職や人事が問題を把握しやすいのも大きなメリットです。 |
| しかし、社内SNSならこれらの手段をSNS内だけで完結させることができるため、管理が非常に楽になります。一つのツールを確認するだけでいいので、情報の見逃しが起こりにくくなります。 |
| 情報共有のしやすさと業務効率の向上は、社内コミュニケーションにおいて大きなメリットと言えるのではないでしょうか。 |
| 1：社内SNSは誰もが手軽に情報の共有が行うことができ、コミュニケーションを活性化できるメリットがあります。 |
| 2：写真や動画、Officeドキュメントなどの添付により、質の高い情報共有が可能。検索機能は目的の情報を素早く見つけます。 |
| 3：モバイル対応しているため、テレワークやリモートワークなど多様な働き方にスムーズに対応でき、チームの生産性の維持・向上が期待できます。 |
マネジメントへの利用
マネジメントを行う管理職は、目標管理やそれに対する進捗確認を的確に行い、健全な組織運営を行っていかなければなりません。
社内SNSはマネジメント業務にも役立つツールです。進捗状況を目視できる機能を持ったものもありますし、社内への一斉発信も簡単な操作で行うことができます。
社内アンケートや勤怠管理機能のある社内SNSを使えば、社員へのアプローチがさらに効率的になるでしょう。ぜひ、役立ててみてください。
使い方の丸投げで活用されない
ツールは、全員のPCやスマホにインストールするだけで浸透するものではありません。特に、慣れ親しんだ旧来の手段がある場合は、新しいツールの使い方を覚えるのが面倒で、いつまで経っても使われず、浸透しないということはよくあります。特に、管理職が古い手段に固執すると、部下はそれにあわせるしかありません。
また、新しいツールを習得する時間には個人差があります。便利なツールであっても、機能を知らないといつになっても使いこなすことができず、業務の効率化も夢のまた夢……という悲しい事態に。
使い方が浸透するように、研修やマニュアルの配布などを行いましょう。