データベースの解説

データベースについて

データベースとは、どのようなものかと説明する時に、必ず思い浮かべることがあります。

若かった頃、完璧な理系の友人にデータベースの事を質問したら、お前の文系の頭では無理だろうなと言われたことです。確かに当時のデータベースは現在のように使いやすいソフトではありませんでした。Excelの場合なら、データを入力すると、すぐに入力内容や計算結果は更新されれ表示が変わる為に理解し易く使いやすいですね。データベースは、目の前で表示されている情報と関連する多くの情報を操作することになります、つまり目に見えない情報も意識して操作することになります。これを例えれば「データを整理された棚（データ形式）に保存することや、大量にあるが整理されたデータを高速に検索する」という概念的動作を行っているからです。つまり「情報を概念で捉えることが出来きる頭（理系）でないとデータベースは理解し難いよ！ということなのでした。一般的なデータベースの解説になっていませんが、通常使用しているExcelが簡単で、データベースは難しいのではなく理解し難いソフトで有ると思ってください。過去のデータベースはオフコンなどで利用され専門家の領域と思われていました。っしかし最近のデータベースは、ソフトとして完成され、入力方法や表示方法もExcelライクになり使いやすくなっているのでご安心ください。WEB上で私たちが利用している機能はほとんどデータベースアプリケーションです。このことからも、通常のPCでデータベースを使うメリットは大きいと思いませんか。

データベースとデータベース管理システムとは

「データベース」とは、決まった形式でデータを保存し、活用しやすくしたものです。欲しいデータをすぐに見つけられるようになり、さまざまな業務での負担軽減や情報共有の円滑化に役立つでしょう。データベースは自動でデータを整理しません。ただのデータの保存庫です。データを利用するシステムは「データベース管理システム」になります。

「データベース管理システム」はデータベースの管理・運用を行います。その名の通りデータベースの管理・運用を行うシステムのことです。データを分かりやすく保存し、必要なときに抽出するには、データベース管理システムであれば自動でデータ整理を行うため、簡単にデータを編集し、抽出できます。重複するデータを入力しようとした際には警告が表示されるなど、ミスを防ぐ対策も有効です。

整理された情報は扱いやすく、必要なときに必要なデータをすぐに取り出せる点が最大のメリットです。

• ■在庫管理データの中から、在庫数が100以下の商品をリストアップしたい
• ■住顧客一覧の中から、東京都在住・女性・35歳以上の人物をリストアップしたい
• ■販売管理データの中から、埼玉県在住・購買回数2回以上・女性をリストアップしたい

Excelなどによりデータが管理されていたら、バラバラな形式でデータが保存され、該当のデータを探す為には、多くの時間と労力を要します。データベースシステムなら検索や抽出がしやすいので、面倒な作業をせずに済むでしょう。

便利なデータベースはなかったのですか？

PC上で利用できる「データベースソフト」Windows系＝Access Macintosh系＝ FileMakerが存在していました。

Windows系のPCはビジネス中心に広がったので、会社で使用するのPCにはマイクロソフト社の「Access＝データベースソフト」があインストールされている場合もありました。会社の規模・業種業態や「社内にシステム課があり社内業務のアプリ開発ができる」によってはAccessが利用されている場合も有りました。しかし一般的な中小企業の場合はマイクロソフト社の「Excel＝表計算ソフト」が主に使用されていました。IT化を進めていた時代でも、Accessのアプリケーション開発はなかなか難し買ったようです。専門家でないとわからないバグも有り。業者への依頼も多いようでした。

Macintosh系のPCはビジネスでの利用は少なく、多くは学生、教育関係者、デザイナー。音楽関係者などの支持を得ていました。当初Macintosh系のみで使用できたクラリス社の「FileMaker＝データベースソフト」は大学の先生・医療関係者などに広まりました。基本的にノンコードが謳い文句のソフトですので、素人でもデータベースアプリケーションの構築はできました。しかしMacintoshの市場占有率からもFileMakerは広く認知されているとは言えませんでした。しかし、クラリス社は「FileMaker」を現在まで着実にバージョンアップを続け、Windowsへも対応し、更にWeb対応などでも進化を続けています。信頼性と高機能により企業への採用も増えてきています。

今まで「データベースソフト」が利用されなかった理由は、

まず第一に、Windows系のPCにはマイクロソフト社の「Excel＝表計算ソフト」はほとんどのPCにインストールされています。また「Excel」の万能選手ぶりの魅力ですね。どんな業務にでも利用できると言っても良いと思います。何の設定もしない「Excel」でも、大半の人は何とか使ってしまえる柔軟性もすばらしいです。この点「データベース」はアプリケーションを構築して初めて利用できます。更に「Excelの構造」と「データベースの構造」の違いが大きいですね。「Excel」は表になっているので、直感的に操作できます。「Excel」はセルへ直接入力し計算結果もその場で表示します。以前の「データべース」では入力画面と表示画面が違っている場合が多く、入力してもすぐに結果が見られません。表示モードに切り替えて初めて結果が見られます。この直感的操作性にも分がある「Excel」が使用されたと思います。

「今までは利用されなかったデータベース」しかし今後利用すべき理由は

Webの進化が止まらない現在、PC上で行っていた業務の変化してきています。PC上で一人黙々と仕事をする時代ではなくなてきました。情報の共有化・複数人で行うワークフロー・在宅ワークなどに対応する業務アプリケーションが必要とされています。現在の「データベースアプリケーション」の操作性は「Excel」の直感的操作性と同様になってきました。また、データ分析が必要な業務で「CRM=データベースアプリケーション」を利用した場合、データーの分析方法・速度・結果の表現力など「Excel」では全く太刀打ちできません。操作も簡単になっています。当然Web対応アプリケーションなので、会社からでも外出先からでも接続して利用できます。

IT化による業務改革が行われた企業では作業効率は高くなりました。今後は業務革新のためにCRM「データベースシステム」を活用しましょう。

1990年代になると消費者ニーズの多様化を背景に、顧客ごとのマーケティングの必要性が生まれてきました。その頃にCRMが登場し、マーケティングなどに活用されるようになりました

CRMの歴史から簡単に説明します。1990年代のCRM開発初期は汎用コンピュータやオフコンで動作するソフトでした。既存の汎用コンピュータやオフコンで上の「会計システムや販売管理システム」から、必要なデータだけをダウンロードして、営業に活用しようとしました。顧客の購買履歴や嗜好の分析によりキャンペーンの展開や、商品企画の資料に、提案する商品の決定に利用。当時、ダウンサイジングやオープン化も叫ばれ始め、技術の統合により情報活用が更に発展しました。しかし、まだまだ運用コストも高く、外部のサポートスタッフや、社内にも専任スタッフが必要でした。2010年ごろになるとWebCRMシステム「Sales Force」が日本でも普及し始めました。

私は、30年前のPC導入時から、データの活用がPCのメリットだから「データはデータベースで管理」と決めていました。当時私の考えていたデータベースは「FailMaker」のみでしたので採用は必然でした。業務内容により「Excleなどの表計算ソフト」を使い分けていました。この「FileMkaer」の採用が業績向上のポイントとなりました。データベスによる業績向上について

CRMとは「Customer Relationship Management」の略で、日本語では「顧客関係管理」と訳されます。本来は顧客との関係を管理する手法を意味していましたが、最近では顧客情報の管理に特化したツールをCRMと呼ぶことが一般的です。CRMは企業情報・個人情報のほか、案件情報や購入履歴情報などのさまざまな情報を一元管理できます。また分析機能や進捗管理機能なども搭載されており、エクセルやスプレッドシートにはない機能が充実しています。

「Excel」で作成し蓄積してきた資産は、有効に利用できます。

今まで「Excel」で作成していた「顧客情報管理」「販売情報管理」「営業戦略」などを「情報分析ツール＝データベース型ソフト」によってデータを分析・加工することが事ができます。今まで「Excle」で作成された各種ファイルのデータのデータ形式を揃えると「データベース型ソフト」に取り込む事ができます。今まで構築したデータは無駄にはなりません。データベースの中で分析可能なデータとして蘇ります。

データの量と品質向上策

通常データベースと聞くだけで、面倒臭い・難しいとなる場合が多いです。そこに量と質をよくするですから、更に意味不明では無いでしょうか。つまるところ、データベースは情報の保管箱で、必要な情報を取り出して確認したり。加工したりしてデーターを活用するのが本来の目的です。「情報の量が多い」は、わかりやすいと思います。情報が多いほど分析結果の精度が上がります。

入力に関しては、システム的なことよりも、入力スタッフのスキルに依存する場合が多いので、教育が重要でしょう。逆に社歴の長い社員が入力する場合に、自分が通常使用している省略形などでの入力や、よくわからないから商品名は入力したが商品コードは適当に入力する。これらの情報も使えません。入力ルールや、商品コード表への参照の仕組みが必要です。

データ項目の不備について、例えば、顧客名簿ですが、例では、入力時点で21才のお客様は、今年「21才」で検索すると検索結果に反映されます。しかし数年後に「21才」で検索した時に検索結果に表示されてしまいます。入力値が固定ならばこのかたは永遠に「21才」

データベースは、仕組みも重要ですが、データの収集はもっと重要です。

例：アパレル大手の話です。実話です。外資系の超優良企業です。日本でもいち早く書類等のペーパーを無くした会社でもあります。その会社の部長から聞きました。売り場でデータの収集を行なっているそうです。お客様を担当したスタッフは、お客様が帰ってらすぐに顧客カードにお客様の本日の情報を記載するそうです。どのような内容かは専門的なので聞きませんでしたが、年齢については感心しました。年齢は動くので常に最新の年齢にする。年齢により、女性はお肌の曲がり角や、体型の変化が大きく変化するので、どの年齢ゾーンに入ってきているかが重要です。このカードは本部に送られて入力されます。その後、本部内でで顧客分析と分析に基づいた販促計画を立てるそうです。現在の話ではありませんかなり前の話です。データベースを常に新鮮かつ詳細な情報に更新することは、One To Oneマーケティングですね。大変きめ細やかな顧客戦略を実行できています。