DX環境の基礎「情報の共有」オンラインストレージの導入

「効果を感じるDX」に相応しい、「情報の共有システム」を導入しましょう。

今回のテーマは、「効果を感じるDX」そこで、費用対効果を高める「低コストな情報の共有システム」の導入が重要です。複数の方法がありますので。順次紹介いたします。

情報の共有（オンラインストレージの利用）について再度ご説明します。

今まで社員が各自のPCで行った仕事で作成した資料は、社員各自のPCに保存されていました。これら社員のPCに保存された資料を、社内外から「情報の共有」すること出来れば、大きなメリットが生まれます。DX推進の基本的なシステムとしてもぜひ導入したいものです。

「情報の共有」に最適なシステムとして「オンラインストレージ」が在ります。PCで作成した資料ははインターネット上の「オンラインストレージ」に保存され、各ユーザーは何時でも何処からでも「情報の共有」ができます。

オンラインストレージの基本的な利用方法は、下記のようにPCで作成したデーターをインターネット上のオンラインストレージに保存します。このシステムの長所・短所については詳細情報をご覧ください。

オンラインストレージ利用には2つの方法があります。

1：オンラインストレージサービス「無料」Google ドライブ 導入編はこちらから

Google ドライブ：Googleが提供する「オンラインストレージサービス」は最も有名です。個人契約で「15GBまで保存容量が無料」で利用できるお得なサービスです。Googleアカウントさえ作れば（登録無料）他のユーザーとファイルやフォルダを共有できるなど「限定的ですが、情報の共有」も可能です。ファイルをアップロードする際に暗号化。特定の人を指定して共有できる他、共有リンクを知らせて共有することも可能など通常使用であれば十分すぎる機能を持っています。
Google ドライブーオプション：「15GBを超える保存容量が必要な場合はGoogle One」にアップグレード、月額250円で上限100GBのプランから利用可能です。

個人使用が前提の場合は、Googleドライブ（無料）をお勧めします。 導入編はこちらから

Google ドライブーオプション「サブスク」 とは。導入編はこちらから

Google ドライブーオプション：Google Workspaceとは、Google が提供するビジネス向け「情報共有」ツールです。チームで共有しやすい企業向けの有料プランは、月額680円/人から。「豊富な容量で情報共有」「コミュニケーション機能」といった特長があり、現在求められるテレワークや働き方改革にも対応する昨日も持っています。当然ですが「管理者権限」が利用出来ます。ストレージ全体の「情報の共有」の高度な制御を行えます。例えば、使用者登録・使用者別容量設定・全体容量確認・活用の確認・ファイルのセキュリティチェックなどについて、管理を行うことが出来ます。です。具体的にどのようなツールがあるのかご紹介します。  

会社として利用する場合は、無料のオンラインストレージサービスは避けてください。無料サービスは個人との契約になります。社員間での情報の共有は工夫すれば可能ですが「本来の共有化」ではないので、使いやすいかは問題です。

2：オープンソースオンラインストレージ「自社所有型」。導入編はこちらから

オンラインストレージの選択を行う場合に、レンタルでシステムを使用する方法は説明しました。非常に安心できる企業が運営していますし、システムのレベルも高いです。費用としても、社員一人当たりにするとそんなに高額ではないと思います。しかし、社員数が多い（増える）と、経費は急激に高くなってきます。また使用する保存容量の増加も経費圧迫します。そこで、自社で所有するオープンソースオンラインストレージの導入に大きなメリットがあります。オープンソースオンラインストレージとは「無償で利用できるプログラム」です。無償でありながら、高い安全性と機能を持ったプログラムです。多くの団体・企業・行政で使用しています。無料で使用できる理由は導入編で詳しくご紹介します。

オープンソースOSSとは OSSの魅力と広まる理由

OSSは、誰でも自由に改良、再配布することができるという特徴があります。そのため、誰かがソースコードのバグを見つけたり、改良して修正したりといったサイクルが世界中のユーザーによって行われます。こうしたことから、ソフトウェアの安定性が高くなり、低コストで高品質な開発を行える点が、OSSが広まる理由といえるでしょう。
このように、製品の内容や情報を公開しながら開発を進める考え方は「オープンソースムーブメント」と呼ばれています。

OSSを利用するメリット

無償という点はもちろん、そのほかにもOSSを利用するメリットはあります。ここでは、ユーザーとしてOSSを使う場合のメリットについてご紹介します。