オンラインストレージサービスについて online storage service
オンラインストレージサービスとは、各種ファイルをインターネット経由で「ディスクスペース」にアップロード・ダウンロード・削除することが出来ます。Webベースのストレージのためインターネットに接続可能な環境であれば「パソコン・スマホ」などでどこでも利用することができます。
オンラインストレージの機能の中で特徴的なものがあります。デスクトップクライアントソフトと呼ばれています。PC上にオンラインストレージと同期するフォルダーを作成します。このフォルダーはオンラインストレージのフォルダーと同期しますので、PC・オンラインストレージ双方のフォルダ内のファイルは同じ状態になります。つまり、片方にファイルが登録されれば、もうかああ他方にも登録されます。これは、更新・削除でも同じことが実行されます。デスクトップ上のフォルダですから通常のホルダのように扱えます。オンラインストレージを使用していると言う意識がなくなります。
| オンラインストレージサービスには無料・有料のサービスがあります。 |
| 無料の場合には利用可能なデータ容量に制限があったり、利用時に広告が表示される場合が多い。 |
| 有料の場合には、契約によるデータ容量の指定ができます。その他の機能は無料と変わりません。 |
| WebブラウザやFTPクライアントから利用する場合と、専用のアプリを利用して、同期用フォルダを作成し通常のファイル操作と同じで利用できます。また、PC上の同期用フォルダとオンラインストレージは同期（登録・更新・削除は）により、常に同じ状態に保たれています。 |
お勧め！Google ドライブ の導入の説明をいたします。
GoogleドライブはGoogleの提供する「オンラインストレージサービス」です。月々の支払額は、「15GBまで無料」と使用者数❎料金 なので使用人数が増えると、料金が大幅に上昇しますので、予算との分岐点でレンタルにするか自社サーバーにするかを決める必要があります。
一人で利用の場合「15GB」まで無料のプランで良いと思いますが、容量が足りない場合はGoogle Oneにアップグレードすれば、月額250円で上限100GBのプランも利用できます。最新のGoogleドライブアプリによりアカウントさえ作れば（登録無料）他のユーザーとファイルやフォルダを共有できる。ファイルをアップロードする際に暗号化。特定の人を指定して共有できる他、共有リンクを知らせて共有することも可能。
チームで利用の場合 Google Workspace企業向けの有料プランをお勧めしたいのですが、使用者が多くなると月々のコストがかなりかかります。月額680円/人から。15GBまでは無料、超える場合はGoogle Oneにアップグレード（月額250円で上限100GBのプランからあります）。企業の信頼性と高度なアプリが自由に使えるメリットは他社にはない点です。
Google ドライブ一人で利用の場合「15GB」まで無料のプランの導入
登録・ダウンロード
(1)Google Driveの公式ページから「ドライブに移動」をクリックします。
(2)Googleアカウントをお持ちの方はメールアドレスを入力し、お持ちでない方はアカウントの取得から行います。
PCではアプリが提供されていないためWebブラウザーでの利用になります。
iOSやAndroidなどでは、スマートフォン専用のアプリが提供されています。「App store」「Google Play」からダウンロードすることが可能です。
ファイル・フォルダのアップロードと作成
(1)Google Drive左上にある「新規」をクリックします。
(2)下記画像のように、ファイル・フォルダのアップロード項目と、ファイル・フォルダの新規作成項目が表示されます。
ファイルのアップロードと作成の項目を(2)のように表示するために、Google Drive上で右クリックをして表示することもできます。
Google Driveにファイルをアップロードするために、PCのファイル管理ページからアップロードをしたいファイルを「ドラッグ&ドロップ」をして行う方法もあります。
ファイルの共有・整理
(1)ファイルの共有をするためには、共有をしたいファイルを右クリックし、「共有」ボタンを押します。
(2)下記画像のように、共有したい相手のメールアドレスを入力したり、共有ファイルのリンクをチャットなどで送信したりすることで、ファイルの共有が可能です。
共有をしている、共有されているファイル・フォルダは、下記画像のように「共有アイテム」に全て整理されています。
ストレージ量の確認
最後に、Google Driveのストレージ量の確認方法を解説します。
(1)Google Driveの画面左下にある「保存容量」をクリックします。
(2)下記画像のように、ファイルの合計容量や、各ファイルの容量を確認できます。また、Google Driveの容量が少なくなってきているときに、容量が大きいファイルや必要のないファイルを簡単に削除できます。
「どのツールも複雑で難しい---」
チームの情報を最も簡単に残せるツール「Stock」
これ以上なくシンプルなツールで、誰でも簡単に使い始められます。
Google Drive(グーグルドライブ)のデメリット
さまざまなファイルを数多く格納できるGoogle Driveですが、通常使用における以下2つの課題・デメリットが挙げられます。
必要な情報へのアクセス性が悪い
Google Driveではあらかじめファイルの格納方法をルール化したり、フォルダをうまく活用しなければ、必要なときに必要な情報へすぐにアクセスできません。
Google Driveではファイルの格納に特化しているため、そのまま情報を格納していくだけでは見づらくなります。一方Google Driveに「フォルダ機能」はあるものの、フォルダの数も一覧で増えるので、整理しなければドライブ内でファイルやフォルダが散乱し、情報の整理が適切にされません。
また、複数のGoogleアカウントを持っておりそれぞれにマイドライブがある場合は、フォルダやファイルの検索にさらに時間がかかります。そのため、一目で目的のファイルを見つけることが難しくなってしまうのです。
ファイルをただ格納するだけではなく、整理方法まで考慮しなければ効率的なファイル管理ができない点に注意です。
ファイルの管理に手間がかかる
Google Driveでは直感的にファイルの「格納」はできますが、格納したファイルを探す手間はもちろん、該当のファイルは開かなければ内容の確認ができません。
また、ファイルの更新も編集したファイルを新しく保存するか、更新のために保存ボタンを押す必要があります。クリック数にしたら僅かな差ですが、ファイルが多くなるほど大きなストレスとなってしまいます。
階層的なフォルダ管理も可能ですがフォルダは一覧で表示されないので、親フォルダ→子フォルダ→孫フォルダの順番でしか表示されません。そのため、フォルダが最初から一覧で表示され、正しくファイルを蓄積できる「Stock」のようなツールで管理すると、見やすく情報を一元管理できるのです。
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